Kodėl elektroninei parduotuvei būtina buhalterinės apskaitos integracija?

Jeigu jūsų e. parduotuvė generuoja daug užsakymų, buhalteriams tenka rankiniu būdu suvesti sąskaitas, mokėjimus, grąžinimus ir kitus duomenis. Tai ne tik užima daug laiko, bet ir didina žmogiškųjų klaidų tikimybę bei kelia papildomas išlaidas.

Būtent čia į pagalbą ateina buhalterinės apskaitos integracija – modernus sprendimas, leidžiantis automatizuoti finansinius procesus, sumažinti administracinius kaštus ir užtikrinti tikslius, realiu laiku atnaujinamus duomenis. Integruota buhalterinė apskaita padeda efektyviau valdyti pardavimus, kontroliuoti pinigų srautus ir priimti geresnius verslo sprendimus.

Išsamiai apie kiekvieną iš buhalterinės integracijos suteikiamų naudų ir galimybių:

1. Automatizuotas duomenų perdavimas

Neturint buhalterinės apskaitos integracijos, kiekvienas užsakymas, sąskaita ar grąžinimas į apskaitos sistemą bei VMI dažniausiai suvedamas rankiniu būdu. Tai reiškia papildomą darbą, didesnį buhalterių darbo krūvį ir augančias administracines išlaidas.

Kol užsakymų skaičius nedidelis, toks procesas gali atrodyti pakankamai paprastas. Tačiau augant e. parduotuvei ir didėjant užsakymų apimtims, rankinis duomenų suvedimas tampa lėtas, sudėtingas ir rizikingas – didėja klaidų tikimybė, prarandamas tikslumas, o kaštai nuolat auga.

Įdiegus automatizuotą buhalterinės apskaitos integraciją, visi svarbiausi duomenys – pardavimai, PVM, nuolaidos – automatiškai perduodami į buhalterinę programą. Tai užtikrina tikslią apskaitą realiuoju laiku, nepraleidžiant nei vieno užsakymo ar sąskaitos.

Automatizavus šiuos procesus, nebelieka rankinio duomenų įvedimo ir tikrinimo, sumažėja žmogiškųjų klaidų rizika ir išvengiama net menkiausių finansinių neatitikimų.

Užsakymas, apmokėtas per „Paysera“ ar „Stripe“, automatiškai užregistruojamas buhalterinėje sistemoje, išrašoma sąskaita, o esant išplėstinei integracijai – prekės likutis iš karto nurašomas iš sandėlio. Visa tai vyksta be jokio papildomo rankinio darbo. Galimybė prekių likučius, kainas, nuolaidas valdyti tiesiai iš apskaitos, o el. parduotuvė lieka tik pardavimo kanalas.

2. Sandėlio ir buhalterinės apskaitos sinchronizavimas

Jeigu prekių likučius jums ar jūsų darbuotojams tenka prižiūrėti rankiniu būdu, tai neišvengiamai kainuoja daug laiko ir žmogiškųjų resursų. Norint užtikrinti tikslius likučius ir juos atnaujinti kasdien ar dar dažniau, reikia ypatingo kruopštumo – o augant užsakymų skaičiui toks procesas tampa praktiškai nevaldomas.

Įdiegus buhalterinės apskaitos integraciją, sandėlio ir e. parduotuvės duomenys yra pilnai suvienodinami. Prekių likučiai automatiškai sinchronizuojami tarp sandėlio ir parduotuvės abiem kryptimis – tiek iš sandėlio į parduotuvę, tiek iš parduotuvės į sandėlį.

Automatinis likučių sekimas leidžia:

• išvengti situacijų, kai parduodamos jau nebeturimos prekės;
• laiku pasiruošti papildyti sandėlį, kai likučiai artėja prie minimumo;
• greitai identifikuoti prekes, kurių sandėlyje nebėra visai.

Toks sprendimas ženkliai palengvina ir klientų aptarnavimo skyriaus darbą – sumažėja konfliktinių situacijų, susijusių su prekių nepristatymu ar netiksliomis pristatymo datomis.

Rezultatas – didesnis klientų pasitenkinimas ir pasitikėjimas. Klientai mato tikslius prekių likučius, gali pasikliauti nurodytomis pristatymo datomis

3. Greitesnė ir tikslesnė finansinių rodiklių analizė

Nors eshoprent sistema jau suteikia galimybę analizuoti pardavimus, prekes ir užsakymus e. parduotuvės lygmenyje, buhalterinės apskaitos integracija leidžia pasiekti dar aukštesnį tikslumo lygį. Integruoti duomenys užtikrina aiškią, patikimą ir bet kada prieinamą finansinių rezultatų analizę.

Įprasti parduotuvės analizės įrankiai dažnai turi paklaidų, nes prekėms nėra suvestos savikainos, o savikainos gali keistis kiekvieno prekių užpirkimo metu – dalis duomenų gali nesutapti su realia finansine situacija, o ataskaitos ne visada atspindi tikruosius skaičius. Turint buhalterinę integraciją, visi rodikliai yra pagrįsti realiais apskaitos duomenimis, todėl matote tikslius ir patikimus rezultatus.

Turėdami realaus laiko finansinius duomenis, galite greitai ir užtikrintai:

• įvertinti prekių paklausą ir pelningumą bei nustatyti, kurios prekės generuoja didžiausią grąžą;
• stebėti mokėtinus mokesčius ir iš anksto planuoti mėnesines bei metines išlaidas;
  efektyviau planuoti sandėlio papildymą, identifikuoti užsistovėjusias ar neparsiduodančias prekes;
• valdyti įmonės finansus ir pinigų srautus strategiškai, o ne „iš jausmo“ ir nelaukiant, kol bus buhalteriškai “uždarytas” einamas mėnesis, kad matyti realią situaciją

Neturint buhalterinės integracijos, tokių duomenų stebėjimas tampa sudėtingas, o kartais – net neįmanomas dėl ataskaitose pasitaikančių klaidų ar visų finansinių duomenų neturėjimo. Be to, remiantis rankiniu būdu suvestais buhalteriniais duomenimis, sprendimai dažnai priimami pavėluotai, nes reali situacija matoma tik užbaigus ilgą duomenų suvedimo procesą.

4. Paprastesnis prisitaikymas prie finansinių reglamentų

Dauguma e. parduotuvių savininkų naudoja ne vieną prekių pristatymo būdą, skirtingas atsiskaitymo platformas ir kelis bankus. Visa tai apsunkina finansinių duomenų suvedimą ir analizę, ypač tada, kai reikia užtikrinti atitikimą galiojantiems finansiniams ir mokesčių reglamentams.

Kai ateina laikas apdoroti šiuos duomenis, buhalteriams tenka tikrinti kelias sistemas atskirai, o tai reiškia didesnes laiko sąnaudas, didesnę klaidų riziką ir augančius kaštus, jei buhalterines paslaugas samdote iš išorės.

Įdiegus buhalterinės apskaitos integraciją, užtikrinate, kad:

• visos sąskaitos ir mokėjimai būtų automatiškai ir tiksliai suvesti, nebereikalaujant atskirai tikrinti kiekvienos platformos ar banko;
• visi mokesčiai, įskaitant PVM, būtų korektiškai apskaičiuoti ir registruojami pagal galiojančius reikalavimus;
• mokesčių ataskaitos būtų tikslios, aiškios ir visada parengtos naudojimui, kai jų prireikia.

Tai leidžia ramiai ir užtikrintai vykdyti veiklą, sumažina administracinę naštą ir padeda išvengti nemalonių netikėtumų tikrinimų ar ataskaitų teikimo metu.

5. Sklandesnis darbas komandose su skirtingomis atsakomybėmis

Buhalterinės apskaitos integracija e. parduotuvėje ypač naudinga tuomet, kai įmonėje dirba keli ar daugiau skirtingų sričių darbuotojų. Integruoti duomenys leidžia kiekvienam komandos nariui dirbti efektyviau ir remtis tais pačiais, tiksliais skaičiais.

Buhalterinės apskaitos integracija leidžia:

• buhalteriui bet kada pasiekti visus reikalingus duomenis be papildomų užklausų kitiems darbuotojams ar rankinio informacijos tikrinimo;
• vidurinės grandies vadovams planuoti užsakymus, pardavimų strategijas ir reklamos kampanijas, remiantis realiais pardavimų rezultatais ir turimais finansiniais ištekliais;
• įmonės vadovybei priimti sprendimus matant tikslius rodiklius čia ir dabar, be vėluojančių ar neišsamių ataskaitų.

Integracija užtikrina sklandų bendradarbiavimą tarp buhalterijos, logistikos, rinkodaros ir vadovybės. Net jei jūsų įmonėje dirba tik keli žmonės, apskaitos integracija padidina informacijos aiškumą ir sugrąžina daug vertingo laiko, kurį galima skirti verslo augimui ir planavimui.

6. Pasiruošimas ateičiai – augimui ir plėtrai

Augant jūsų įmonei ir didėjant e. prekybos apimtims, rankinis sąskaitų, užsakymų ir mokėjimų valdymas ilgainiui tampa neefektyvus arba net neįmanomas. Svarbu laiku suprasti, kada verta mažinti rankinio darbo kiekį ten, kur jį galima visiškai automatizuoti.

Tinkamai veikianti buhalterinės apskaitos integracija užtikrina, kad:

• sutaupysite laiką kasdieniams procesams, todėl nereikės samdyti papildomų darbuotojų net ir augant pardavimų apimtims;
• finansų ir mokesčių apskaita išliks skaidri, tiksli ir be klaidų net didėjant apyvartai bei pinigų srautams;
• bus lengviau plėstis į kitus pardavimo kanalus – pavyzdžiui, pradėti prekiauti kaip tiekėjui ar parduoti prekes per tokias platformas kaip „Varlė“, „Pigu“ ir panašias.

Tai – tvirtas pagrindas ilgalaikiam, stabiliai augančiam e. verslui.

Apibendrinimas

Buhalterinės apskaitos integracija nėra tik patogumas – tai strateginis sprendimas, leidžiantis efektyviau valdyti e. parduotuvę, užtikrinti duomenų tikslumą ir pasiruošti verslo augimui. Nors dažniausiai ji aktuali didesnėms įmonėms su dideliais užsakymų srautais, apie integraciją verta galvoti jau dabar, jei planuojate plėtrą ateityje.

Apskaitos integracija ne tik taupo jūsų ir jūsų darbuotojų laiką bei finansinius išteklius, bet ir užtikrina sklandesnę parduotuvės priežiūrą. Tai leidžia komandai daugiau dėmesio skirti svarbiausioms veikloms – pardavimų augimui, rinkodarai ir klientų patirčiai.

Pagrindiniai buhalterinės apskaitos integracijos privalumai:

• ženkliai greitesnis užsakymų ir sąskaitų suvedimas automatizuojant procesus;
• galimybė visus finansinius duomenis matyti realiu laiku;
• laiko ir resursų taupymas, nukreipiant juos į svarbesnes verslo sritis;
• klaidų prevencija ir pilnas atitikimas valstybiniams apskaitos reikalavimams.

Parduotuvė, investuojanti į buhalterinės apskaitos integraciją, įgyja konkurencinį pranašumą – atsiranda daugiau laiko ir galimybių investuoti į pardavimų didinimą, reklamą, klientų pritraukimą ir ilgalaikę verslo strategiją.

Jeigu jūsų e. parduotuvė turi didėjantį užsakymų skaičių, buhalteriniai kaštai auga, duomenų suvedimas į apskaitą vėluoja, nesusitvarkote su prekių likučiais ir jau dabar patiriate šį laiko “deginimą”, laikas integrtuoti buhalterinę apskaitą į savo el. parduotuvę!

Kreipkitės į mus jau dabar. Aptarsime galimas integracijos galimybes, kainas ir įvertinsime, kokią buhalterinę sistemą naudojate bei kaip ją galima prijungti. Dažniauriai tenka darbuotis su apskaitos sistemomis Site.pro (B1.lt), Rivile Gama ir Rivile Cloud, Finvalda, Itax.lt, Pragma, Optimum, Centas WS, Stekas, Būtenta, Dineta ir kitomis.