Užsakymų sąrašo valdymas
Pagrindinė parduotuvės skiltis - čia matysite visus savo užsakymus, sąskaitas, valdysite užsakymų duomenis, tvarkysite išsiuntimo, mokėjimo ir kitą informaciją.
Užsakymus peržiūrėti, valdyti, spausdinti sąskaitas bei lipdukus galite skiltyje Užsakymų valdymas → Užsakymai.
Užsakymo sąrašo langas
Kad veiktų lipdukų spausdinimas turite įdiegti norimas kurjerių tarnybų integracijas – plačiau Nustatymai → Pristatymo būdai.
Sąrašo lango viršuje galite patogiai išfiltruoti ir rasti norimą užsakymą ar užsakymus pagal įvairius duomenis – būseną, kliento rekvizitus, datas, sąskaitas ir jų išrašymo datas ir daug kitų. Lango viršuje taip pat galite.
Virš užsakymų sąrašo matysite jų valdymo mygtukus:
- Mygtukas siųsti duomenis leis iškviesti norimą kurjerį kai turite atitinkamas integracijas.
- Mygtukas spausdinti leis atspausdinti paprastą sąskaitą, PDF sąskaitą (PVM faktūrą jei sukurtas sąskaitos numeris) bei atskirų tarnybų siuntų lipdukus prieš tai pažymėjus norimus užsakymus sąraše.
- Mygtukas eksportuoti taps aktyvus pažymėjus arba išfiltravus užsakymus, nieko nepažymėjus bus atsiunčiami visų užsakymų duomenys į patogų Excel tipo failą.
- Mygtukas atnaujinti taps aktyvus išfiltravus ar pažymėjus užsakymus – jo pagalba galėsite pakeisti užsakymo būseną masiškai keliems užsakymams vienu metu.
- Mygtukas pridėti leis sukurti naują užsakymą to nedarant vartotojo dalyje.
- Mygtukas ištrini pašalins užsakymą / užsakymus prieš tai juos pažymėjus sąraše.
- Užsakymų sąraše paspaudus mygtuką sukurti bus sugeneruotas automatinis sąskaitos numeris.
- Užsakymo eilutės lange Komentaras
- Eilutės pabaigoje galite paspausti mygtuką peržiūrėti – įprastas užsakymų tvarkymo mygtukas, leisiantis informuoti klientus ir atlikti kitus užsakymo priežiūros darbus.
- Mygtukas redaguoti leis visiškai pakeisti tam tikrus užsakymo duomenis ar prekes jame, jei yra toks poreikis, naudokite tik išimtiniais atvejais.
Jei norite pasirinkti ar užsakyme pagal būseną nuspalvinama visa eilutė ar tik būsenos tekstas – galite individualiai tai nustatyti kiekvienam administratoriui, skiltyje Nustatymai → Administratoriai → Administratoriai.
Užsakymo peržiūros langas
Atsidarę užsakymo peržiūrą matysite visus užsakymo duomenis, taip pat mygtukus lango viršuje:
- Mygtukas Spausdinti Lipduką leis šiam užsakymui ištraukti naudojamos kurjerių tarnybos etiketę siuntai (kai atlikta integracija).
- Lipdukas PDF sąskaita faktūra konkrečiam užsakymui leis ištraukti įprastą sąskaitą.
- Mygtukas Spausdinti sąskaita leis atsisiųsti supaprastinto tipo sąskaitą, ją rekomenduojame naudoti tik išimtiniais atvejais.
- Mygtukas Redaguoti leis iš peržiūros patekti į užsakymo redagavimą duomenims visiškai keisti.
- Mygtukas Ištrinti pašalins užsakymą.
- Skiltyje Užsakymo detalės galite sukurti sąskaitos numerį jei to nepadarėte užsakymų sąraše.
- Skiltyje Kliento informacija galite pakeisti užsakymo informacijos, pateikiamos klientams, kalbą (įskaitant sąskaitų).
- Skiltyje pristatymo detalės galite pakeisti pakuočių skaičių, jei yra toks poreikis (pvz. jei užsakymas netelpa į vieną siuntą, dažnu atveju galioja paštomatams. Pakeitus į 2 pakuotes tuomet tas pats užsakymas gaus du lipdukus, būtina atlikti prieš spausdinant lipduką).
Produktų kainų pataisymas peržiūrint užsakymą
Kiek žemiau užsakymo peržiūroje matysite kliento įsigytų prekių duomenis, čia papildomai galite:
- Pakeisti iš kurio sandėlio grupės nurašyti prekių likutį šiame užsakyme, konkrečioms prekėms. Tik tada kai turite apskaitos integraciją su sandėlio valdymu.
- Paspaudus ant prekės kainų jas galite pakeisti būtent šiam užsakymui be būtinybės redaguoti užsakymą.
Užsakymo istorijos keitimas (užsakymo būsenos keitimas)
Paslinkę žemyn rasite vieną svarbesnių valdymo vietų – užsakymo būsenos keitimą – užsakymo istoriją. Užsakymo istoriją rekomenduojame keisti nuolatos kai keičiasi procesas ką vykdote su užsakymu – pvz. jei išsiuntėte užsakymą nepamirškite pakeisti būsenos į išsiųsta ir apie tai tokiu būdu pranešite klientui. Istorijos valdymo laukai:
- Langelyje Užsakymo būsena – pasirinkite vieną iš anksčiau sukurtų užsakymo būsenų. Būsenas rasite Lokalizacija → Užsakymo būsenos.
- Laukelyje Užsakymo komentaras pridėkite norimą informaciją klientui, jei tokią nustatėte Užsakymo būsenos valdyme – pakeitus būseną tekstas čia atsiras automatiškai.
- Pažymėkite laukelį Informuoti klientą, kad apie pasikeitusią būseną klientui būtų pranešta. Galimas variantas, kad būseną keičiate tik savo įmonės viduje dėl tam tikros informacijos pasidalinimo, tokiu atveju galima neinformuoti kliento nežymint šio parametro.
- Jei pasirinksite Prikabinti PDF sąskaitą faktūrą – į laišką klientui bus įtraukta ir sąskaita.
- Papildomai galite pažymėti Informuoti klientą SMS žinutę ir įrašyti tekstą. Šį tekstą taip pat galite iš anksto nustatyti Užsakymo būsenų valdyme, o SMS siuntimui reikalinga integraciją įdiegti skiltyje Nustatymai → Integracijų nustatymai → Klientų informavimas SMS žinute.
- Mygtukas Pridėti užsakymų istoriją įrašys visus jūsų pasirinktus pakeitimus ir jei nustatėte – išsiųs laišką / žinutę klientui.
Žemiau matysite skiltį KITI kurioje rasite išsamesnius, statistinius duomenis apie užsakymo pateikimą.
Užsakymo redagavimas bei kūrimas
Užsakymo redagavimo lauke galite pakeisti šią informaciją atitinkamose skiltyse:
Kuriant naują užsakymą administratoriaus sąsajoje matysite tuos pačius duomenis kaip ir užsakymo redagavimo skiltyje.
- Kliento informaciją kaip vardas, pavardė, telefono numeris, el. pašto adresas ir pan., Mokėjimo detales (mokėtojo adresą) bei Pristatymo detales (adresą pristatymui).
- Skiltyje Prekės pakeisite kitus užsakymo duomenis, galėsite pašalinti jame pirktas prekes ar pridėti naujas.
Kiti duomenys redaguojant užsakymą
Žemiau esančiuose laukeliuose galite visiškai perrašyti šiuos duomenis:
- Užsakymo būseną, Pristatymo būdą bei Apmokėjimo būdą.
- Laukelyje Nuolaida galite pritaikyti papildomą procentinę nuolaidą klientui arba laukelyje Nuolaidos kodas pridėti vieną iš nuolaidų kodų būtent šiam užsakymui.
- Laukelyje Lojalumo taškai matomi papildomai užsakymo suteikiami lojalumo taškai.
- Laukelyje Užsakymo komentaras galite pridėti arba matyti kliento įvestą papildomą informaciją prie užsakymo.
- Galite papildomai Užpildyti laukelius Pristatymo kaina bei Pristatymo savikaina.
- Jei turite atskirai sukurtą siuntos sekimo kodą jį galite įdėti laukelyje Siuntos kodas, naudojant integraciją šis laukelis užsipildo automatiškai kai sukuriamas siuntos lipdukas.
- Papildomai laukelyje Siuntą galima stebėti galite nurodyti kur sekti siuntą jei pvz. naudojate nestandartinį siuntimo būdą.
- Laukelyje Partnerystės programos dalyvis galite pasirinkti ar šį klientą įsigyti prekių atvedė kuris nors jūsų partneris.
Dažniausiai užduodami klausimai
Dažnai galinti pasitaikyti situacija kai pvz. užstringa mokėjimo sistema ar dėl kitų priežasčių užsakymas atšauktas. Tokiu atveju užsakymus galite rasti išfiltravę būseną NEUŽBAIGTI UŽSAKYMAI, juos iš čia galite atkurti į įprastą sąrašą pakeitę užsakymo būseną į pvz. mokėjimas gautas ir pan.
Visi užsakymai kurie dėl tam tikrų priežasčių buvo pradėti pildyti ir palikti randami užsakymų sąrašo filtre pasirinkus būseną NEUŽBAIGTI UŽSAKYMAI.
Dažniausiai lipdukams atspausdinti trukdo netinkamai įvesti kliento duomenys, ypač pašto kodas. Kiekvieną klaidą matysite po nesėkmingo spausdinimo - jei nesate tikri ką ji reiškia arba ką daryti galite susisiekti su mumis arba tikslintis su atitinkamos kurjerių tarnybos klientų aptarnavimo specialistais / savo vadybininku. Jei integracija yra sena ir anksčiau veikė - tikėtina bus tam tikras laikinas sutrikimas pačios kurjerių tarnybos serveryje ir kreiptis reikėtų į juos. Jei integracija nauja - įsitikinkite, kad visi duomenys teisingi, o pati kurjerių tarnybos integracija atlikta pagal mūsų instrukcijas. Taip pat dažnai pasikartojanti klaida - bandymas spausdinti lipduką vienai tarnybai, kai tuo tarpu užsakymas ir pateiktas per kitą tarnybą (pvz. bandote spausdinti Venipak lipduką kai užsakymo pristatymui klientas pasirinko DPD).
Kad galėtumėte spausdinti lipdukus pvz. DPD, Venipak, LP Express, Smart Posti, Omniva siuntoms - reikia atlikti atitinkamas integracijas. Plačiau apie kiekvieną jų skiltyje Nustatymai → Pristatymo būdai.
Kiekvienam užsakymui sistema pati suformuoja išankstines sąskaitas po jo pateikimo. Prie gauto užsakymo (rekomenduojame kai jis apmokėtas) laukelio sąskaitos nr. paspaudę mygtuką sukurti - bus priskiriamas sąskaitos numeris ir suformuojama galutinė sąskaita, jei esate PVM mokėtojas - PVM sąskaita faktūra. Tokią sąskaita vėliau galite išsiųsti keisdami užsakymo būseną. Kiti sąskaitų nustatymai skiltyje Nustatymai → Pagrindiniai nustatymai → Užsakymai / Grąžinimai skiltyje Užsakymų PDF Sąskaitos.
Turite parduotuvėje įjungti parametrus, kad esate PVM mokėtojai - vėliau sąskaitos bus formuojamos automatiškai su PVM. Įjungus nustatymą papildomai kiekvienai prekei turite įjungti parametrą Mokesčių klasė - 21%. Mokesčių įjungimas skiltyje Nustatymai → Pagrindiniai nustatymai → Prekės, sekcijoje Mokesčiai. Prekėms mokesčių klasė priskiriama Prekių valdymas → Prekės, kiekvienoje prekėje, skiltyje DUOMENYS. Papildomai gali būti pristatymo būdų kuriuose taip pat turite pasirinkti PVM klasės naudojimą, o kainas juose tuomet pateikti be PVM.
Tam reikėtų pakeisti užsakymo būseną - atsidarius užsakymo peržiūrą eikite į skiltį Užsakymų istorija. Pačios būsenos gali turėti iš anksto numatytus paruoštus tekstus, kad nereikėtų jų kas kartą rašyti, su galimybe įtraukti ir kliento vardą, siuntos numerį ir pan. Plačiau skiltyje Lokalizacija → Užsakymo būsenos.
Keisdami užsakymo būseną galite pažymėti klientui pranešti ir telefonu - taip daug kam patogiau ir greičiau pasiekiama informacija. Kad veiktų SMS žinučių siuntimas turite atlikti SMS tarnybos integraciją, jos šiuo metu galimos dvi, jas rasite skiltyje Nustatymai → Integracijų nustatymai → Klientų informavimas SMS Žinutėmis.
Įprastai klientų informavimui yra sukurta ir skirta skiltis užsakymui peržiūrėti - ji leis nepakeičiant ar netyčia nesugadinant užsakymo duomenų pakeisti užsakymo būseną. Užsakymą redaguoti reikėtų tik išimtiniais atvejais kai iš tikro norite pakeisti tam tikrus duomenis užsakyme, ar net prekes.